4P DIJITAL İŞLER ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ, SAKLANMASI, KORUNMASI VE İMHASI POLİTİKASI
İşbu Politika ve Kuralları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmesi ile Kanun’da “veri sorumlusu” olarak sınıflandırılan ve kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişilerden sayılan 4P DIJITAL İŞLER ANONİM ŞİRKETİ (“Şirket”)’nin Kanun kapsamında şirket içinde uymakla yükümlü olduğu kuralları belirlemektedir.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan Adayı: Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler.
İş Birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları ve Yetkilileri: Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler.
İş Ortağı: Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya Grup Şirketleri ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Kullanıcı: Şirket tarafından verilen hizmetlerde ve Şirket’e ait web sitelerinde ve/veya uygulamalarında hizmet alan/başvuru yapan/başvurusu onaylanan gerçek kişi şirketini veya tüzel kişi yetkilisini ifade eder.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Şirket Yetkilisi: Şirketimizin yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler.
Üçüncü Kişi: Politika kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri Politika kapsamında işlenen gerçek kişiler (Ör: Kefil, refakatçi, aile bireyleri ve yakınlar, eski çalışanlar). Veri Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Örneğin, Şirketimizin verilerini tutan bulut bilişim firması, scriptler çerçevesinde arama yapan call-center firması vb.
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği otomatik ya da otomatik olmayan her türlü kayıt sistemi.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi.
Yetki Matrisi: Şirketimizde kullanılan elektronik ya da fiziksel ortamda saklanan kişisel verilere erişim yetkilerinin kayıt altına alındığı belgedir.
Ziyaretçi: Şirketimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.
KVKK (“Kanun”): 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Anayasa: 9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası.
Kurul (“Kurul”): Kişisel Verileri Koruma Kurulu
KVK Kurumu (“Kurum”): Kişisel Verileri Koruma Kurumu Şirket: Kit Group Tanıtım Pazarlama Ticaret A.Ş.
Politika: Şirketimizin Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası
Türk Ceza Kanunu (“TCK”): 12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu.
Şirketimiz tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda Çalışan Adaylarımız, Çalışanlarımız, Şirket Yetkilileri, Ziyaretçilerimiz, Tedarikçi Yetkilileri ile Üçüncü Kişiler başta olmak üzere Şirketimiz tarafından yapılan kişisel veri işleme faaliyetlerini tanımlamak ve uygulama politikalarımızı belirlemek amacıyla işbu politika kabul edilmiştir.
İşbu Politika’nın kapsamı, Çalışan Adaylarımızın, Şirket Yetkililerinin, Ziyaretçilerimizin, Tedarikçi Yetkililerinin, Çalışanlarının ve Üçüncü Kişilerin otomatik, yarı otomatik ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
|
Veri Kategorisi |
|
Kişisel Veri İşleme Amacı |
Hangi İlgili Kişinin Kişisel Verisinin İşlendiği |
Kişisel Veri İşleme Hukuki Sebebi
|
|
Kimlik Ad, Soyad, TC Kimlik Numarası
|
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ |
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi Talep / Şikayetlerin Takibi Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi Faturalandırma İşleminin Gerçekleştirilebilmesi Şirket tarafından düzenlenen etkinliklerde/eğitimlerde/yarışmalarda katılımcı kaydının oluşturulması, sertifikaların/katılım belgelerinin düzenlenmesi, ödül/hediye sahiplerinin belirlenmesi ve ödül/hediyelerin teslimi, Kişisel verilere ilişkin olanlar dahil, yazılı, sözlü veya elektronik olarak iletilen tüm soru, talep, öneri, şikayet ve başvuruların değerlendirilmesi, bunlara cevap verilmesi.
|
|
|
|
▪ Çalışanlar ▪ Çalışan Adayları ▪ İş Ortakları ▪ Ziyaretçiler ▪ Şirket Yetkilileri ▪ Kullanıcılar
|
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
|
|||
|
İletişim Adres, E-Posta Adresi, Telefon Numarası |
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ |
İşbirliği yapılan firmalar, tedarikçiler, yeniden satıcılar ve hizmet alınan firmalarla olan ticari ilişkilerin yürütülmesi Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Kullanıcı Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi Talep / Şikayetlerin Takibi Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi Yatırımcı ilişkilerinin yürütülmesi, Kişisel verilere ilişkin olanlar dahil, yazılı, sözlü veya elektronik olarak iletilen tüm soru, talep, öneri, şikayet ve başvuruların değerlendirilmesi, bunlara cevap verilmesi. |
|
|
|
▪ Çalışanlar ▪ Çalışan Adayları ▪ İş Ortakları ▪ Şirket Yetkilileri ▪ Kullanıcılar
|
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
|
|
Müşteri İşlem
Çağrı merkezi kayıtları, Fatura, senet, çek bilgileri, Hizmet bilgisi, Talep bilgisi
|
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ |
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi İşbirliği yapılan firmalar, tedarikçiler, yeniden satıcılar ve hizmet alınan firmalarla olan ticari ilişkilerin yürütülmesi Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi Talep / Şikayetlerin Takibi Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi Ürün, hizmet ve servis bedellerinin ödenmesi, tahsil edilmesi, tahsilat yönteminin seçilmesi, |
▪ ▪ |
İş Ortakları Kullanıcılar
|
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
|
|
Hukuki İşlem Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, Dava dosyasındaki bilgiler |
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ |
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi Adli/idari süreçlerin yönetimi, kamu kurum kuruşlarından gelen taleplere cevap verilmesi, Yasal düzenlemelere bağlı olarak hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hukuki uyuşmazlıkların çözümlenmesi, Şirketin başka bir şirket ile birleşmesi, bölünmesi, tamamının veya bir kısmının devredilmesi halinde bu hukuki işlemden doğan sonuçların temin edilmesi,
|
|
|
|
|
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ |
Tedarikçiler Çalışanlar Çalışan Adayları İş Ortakları Ziyaretçiler Şirket Yetkilileri Kullanıcılar
|
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
|
|
Pazarlama Alışveriş geçmişi bilgileri, Anket, Çerez kayıtları, Kampanya çalışmasıyla elde edilen bilgiler
|
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ |
Kullanıcı Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi Şirket tarafından memnuniyet ölçümü anketleri için iletişim kurulması Sunulan ürün ve hizmetlerin taleplere uygun olarak özelleştirilmesi; kullanıcı ihtiyaçları, yasal ve teknik gelişmeler sebebiyle güncellenmesi, geliştirilmesi, Yeni veya mevcut ürün, hizmet ve kampanyaların duyurulması, satış ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, Pazar araştırması yapılması, İstatistik oluşturulması ve kullanımların analiz edilmesi, Sunulan ürün ve hizmetlerin taleplere uygun olarak özelleştirilmesi; kullanıcı ihtiyaçları, yasal ve teknik gelişmeler sebebiyle güncellenmesi, geliştirilmesi, Yeni veya mevcut ürün, hizmet ve kampanyaların duyurulması, satış ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi, Şirket web sitesinin ve verilerin işlenme amacına uygun ürün ve hizmetlerin reklamlarının İlgili Kişi’ye iletilmesi, ürün, hizmet, tanıtım ve kampanyaları hakkında bilgi verilmesi, |
▪ ▪ ▪ |
İş Ortakları Ziyaretçiler Kullanıcılar
|
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
İlgili kişinin açık rızası |
|
Kimlik Ad soyad, Anne - baba adı, Doğum tarihi, Doğum yeri, Medeni hali, Cinsiyet, Nüfus cüzdanı seri sıra no, TC kimlik no ,Pasaport No v.b.
|
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ |
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi Talep / Şikayetlerin Takibi Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
|
|
|
|
▪ ▪
|
Çalışanlar Şirket Yetkisi
|
Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
|
|
Özlük Bordro bilgileri, Disiplin soruşturması, İşe giriş belgesi kayıtları, Mal bildirimi bilgileri, Özgeçmiş bilgileri, Performans değerlendirme raporları v.b.
|
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ |
Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi |
▪ ▪ ▪ |
Çalışanlar Çalışan Adayları Şirket Yetkilileri
|
Kanunlarda açıkça öngörülmesi. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
|
|
Mesleki Deneyim Diploma bilgileri, Gidilen kurslar, Meslek içi eğitim bilgileri, Sertifikalar, Transkript bilgileri v.b.
|
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ |
Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi |
|
|
|
|
▪ ▪ ▪ |
Çalışanlar Çalışan Adayları Şirket Yetkilileri |
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
|
|
Sağlık Bilgileri
Engellilik durumuna ait bilgiler, Kan grubu bilgisi, Kişisel sağlık bilgileri, Kullanılan cihaz ve protez bilgileri, covid-19 testi sonuçları, ateş ölçüm sonuçları, Hes Kodu
|
▪ ▪ ▪ ▪ |
Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi Kanundan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi |
▪ ▪ |
Çalışanlar Şirket yetkilileri
|
Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
|
|
|
Fiziksel Mekan Güvenliği
Çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, Kamera kayıtları,
|
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ |
Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
|
|
|
|
|
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ |
Çalışanlar Çalışan Adayları Ziyaretçiler İş Ortakları Şirket yetkilisi
|
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
|
||||
|
Finansal Bilgi Şirket’in kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi gibi veriler.
|
▪ ▪ ▪ ▪
|
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi Sözleşmesel süreçlerin yürütülmesi Mal / Hizmet Alış Satış Süreçlerinin Yürütülmesi Ürün, hizmet ve servis bedellerinin ödenmesi, tahsil edilmesi
|
▪ ▪ ▪ ▪ |
Çalışanlar Kullanıcılar İş Ortakları Şirket yetkilisi |
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
|
|
Yukarıda belirtilen kategorilerde yer alan kişisel veri sahipleri gruplarına ilişkin işbu Politika’nın uygulama kapsamı Politika’nın tamamı olabileceği gibi (örneğin ziyaretçimiz de olan Çalışan Adaylarımız gibi); yalnızca bir kısım hükümleri de (örneğin yalnızca Ziyaretçilerimiz gibi) olabilecektir. Şirket’in tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Şirket tarafından yürütülen etkinlik, çalışan memnuniyeti, insan kaynakları, denetim, hukuki uyum vb.
faaliyetler çerçevesinde kişisel verileri işlenen Şirket Çalışanları.
Şirket’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirket’imizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler.
Şirket’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya Şirketin sahip olduğu web sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler.
4.2.4. Şirket Yetkilisi
Şirket’imizin yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler.
Şirket tarafından verilen hizmetlerde ve Şirket’e ait web sitelerinde ve/veya mobil uygulamalarda hizmet alan/başvuru yapan/başvurusu onaylanan gerçek kişi şirketi veya tüzel kişi yetkilisi.
Kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıda belirtilen elektronik ve elektronik olmayan ortamlarda, veri kayıt sisteminin bir parçası olmak kaydıyla hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Elektronik Ortamlar: Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.), Yazılımlar (ofis yazılımları, portal), Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ) Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) Optik diskler (CD, DVD vb.) Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
Elektronik Olmayan Ortamlar: Kağıt, Manuel veri kayıt sistemleri
Şirket’imiz, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
5.1.1.1. Şirket bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir.
5.1.1.2. Şirket içerisinde ağ ve uygulama güvenliğinin sağlanması adına önlemler alınmakta ve veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
5.1.2. İdari Tedbirler 5.1.2.1. Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda belirli aralıklarla bilgilendirmeler ve eğitimler yapılmakta ve farkındalık çalışmaları gerçekleştirilmektedir.
5.1.2.2. Şirket’imizin yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek ve mümkün olduğunca azaltarak, bu neticede ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır. Herhangi bir kişisel veriye dair talep veya sorun yaşanması halinde Şirket en hızlı şekilde değerlendirme gerçekleştirerek raporlanmasını sağlamaktadır.
5.1.2.3. Şirket’imizin iş birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin Kanun’un aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için Şirket tarafından imzalanan tüm sözleşmelere veri güvenliği hükümleri eklenmiştir.
5.1.2.4. İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi disiplin, politika ve prosedürler yoluyla hayata geçirilmektedir.
5.2.1.1. Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
5.2.1.2. İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme konusunda gerekli teknik çözümler benimsenmektedir. Fiziksel arşivlere erişim konusunda yetki tanımlamaları yapılmaktadır.
5.2.1.3. Yetki matrisi oluşturularak erişim yetkileri sınırlandırılmıştır. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
5.2.1.4. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de gerçekleştirilmektedir.
5.2.1.5. Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
5.2.1.6. Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.
5.2.2.1. Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda bilgilendirilmektedir.
5.2.2.2. İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Yetkilendirme Matrisi altında bu yetkilendirmeler belirlenmekte ve Yetkilendirme Matrisi İnsan Kaynakları tarafından güncel tutulmaktadır.
5.2.2.3. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
5.2.2.4. Şirket’imiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
5.3.1.1. Saklanma alanlarına yönelik anti-virüs, güvenlik duvarları gibi güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli çözümler araştırılmaktadır.
5.3.1.2. Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır. Saldırı tespit ve önleme sistemleri vasıtası ile girişimler tespit edilmekte ve gerekli önlemler alınmaktadır.
5.3.1.3. Kişisel verilerin bulunduğu arşiv alanlarında erişimler kayıt altına alınarak yetkisiz kişilerin girişleri engellenmekte, olası ihlaller anlık olarak raporlanmaktadır.
5.3.1.4. Kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.
5.3.2.1. Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler.
5.3.2.2. Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında Şirket kurumsal politikaları düzenlenerek uygulanmakta ve belirli aralıklarla kontrolleri sağlanmaktadır. 5.3.2.3. Şirket’imiz tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.
Şirket’imiz Kanun’unun 12. maddesine uygun olarak, danışman avukatları ve bilgi sistemleri danışmanları aracılığıyla 2 yılda bir teknik denetimleri gerçekleştirmektedir. Bu denetim sonuçları Şirket’imizin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.
Şirket’imiz Çalışanlarından herhangi biri kişisel verilerin işbu Politika’ya aykırı şekilde ve kanuni olmayan yollarla elde edildiğine, işlendiğine üçüncü kişilere aktarıldığına, imha edilmesi gerektiği halde imha edilmediğine şahit olursa bu durumu derhal veri sorumlusu olarak belirlenen kişilere iletecektir.
Çalışanların bu kurallara uygun davranması konusunda yöneticilerin takip yükümlülüğü bulunmakta olup, verilerin işbu Politika dışında aktarıldığı ya da işlendiğine dair bir şüphe olması durumunda birim müdürleri İnsan Kaynakları’nı bilgilendirir.
İnsan Kaynakları sözü edilen veri ihlalinin hukuksal sonuç doğurabilecek nitelikte olduğuna karar verirse ilgili hukuk danışmanlarını bilgilendirir.
İlgili veri sorumlusu konuyu disiplin kuruluna sevk edecek ve ihlalde bulunanlar hakkında şirket iç yönergeleri doğrultusunda gerekli önlemler alınacaktır.
Şirket’imiz ayrıca, Kanun’unun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.
Kurul tarafından verilen uyarıların en geç 30 gün içinde yerine getirilmesi konu hakkında danışmanlık alınmasını gerektiriyorsa ilgili konuda (teknik/hukuksal) danışmanlık alınarak Kurul kararlarının uygulanması sağlanacaktır.
Kanun’da birtakım kişisel verilere hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Şirket’imiz tarafından, Kanun’da “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirket’imiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Şirket’imiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.
Şirket’imiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
Şirket’imiz iş birimlerinin mevcut çalışanlarının ve iş birimi bünyesine yeni dahil olmuş Çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurulmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılmaktadır.
Şirket’imizin iş birimlerinin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda farkındalığın artırılmasına yönelik yürütülen eğitim sonuçları Şirket’imize raporlanmaktadır. Şirket’imiz bu doğrultuda ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımları değerlendirmekte ve gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Şirket’imiz, ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemektedir.
Şirket’imiz, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirket’imiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamaktadır.
Şirket’imiz, kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır. Bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır. Verilerin geçerliliği ortadan kalktığında imha edilmesini sağlamaktadır.
Şirket’imiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirket’imiz, yürütmekte olduğu ticari faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir. Şirket’imiz tarafından kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulmaktadır.
Şirket’imiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Örneğin, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.
Şirket’imiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirket’imiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirket’imiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Gelecekte kullanma ihtimali ile Şirket’imiz tarafından kişisel veriler saklanmamaktadır.
Kişisel verilerin korunması Anayasal bir haktır. Temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa’nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirket’imiz bu doğrultuda ve Anayasa’ya uygun bir biçimde; kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir.
Şirket’imiz, Kanun’unun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Kişisel Veri Sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Şirket’imiz, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır.
Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda Kanun’un 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme”de sayılmıştır. Şirket’imiz bu kapsamda, Anayasa’nın 20. ve Kanun’unun 11. maddelerine uygun olarak Kişisel Veri Sahibi’nin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.
Şirket’imiz tarafından, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, Kanun’da öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır.
Kanun’un 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Kanun’a uygun bir biçimde Şirket’imiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, Kurul tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:
11.2. Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
11.2.1. Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
11.2.2. Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.
Şirket’imiz, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Bu durum kimi zaman yasal bir zorunluluk gereği kamu kurum ve kuruluşlarına aktarım yapılması şeklinde olabileceği gibi bazen de sözleşmesel yükümlülüklerimizin yerine getirilmesinin bir gereği olarak üçüncü kişilere aktarım şeklinde gerçekleştirilebilmektedir. Şirket’imiz bu doğrultuda Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
Şirket’imiz tarafından herhangi bir veri aktarımı olması halinde veri aktarılan kişilerin veri sorumlusu veya veri işleyen olması durumlarına göre gerekli sözleşmeler imzalatılır. Şirket’imiz meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir:
12.1.1. Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise,
12.1.2. Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
12.1.3. Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
12.1.4. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
12.1.5. Şirket’imizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
12.1.6. Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
12.1.7. Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
12.1.8. Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla.
Şirket’imiz gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve Kurul tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli kişisel verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.
Veri sahibinin açık rızasına dayalı olarak ve iş güvenliği, sigorta yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve özlük haklarının yerine getirilmesi amacıyla gerekli kurum ve kuruluşlara veri aktarımı yapılmaktadır.
Bu haller dışında Şirketimiz tarafından özel nitelikli kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarımı söz konusu değildir.
13. Verilerin Yurt Dışına Aktarılması Şirketimiz özel nitelikli olmayan verileri Şirket’in ticari iş ilişkisi kapsamında gerekli olması ve açık rızanız olması halinde yurt dışına aktarabilecektir.
Şirket’imiz, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır
Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Şirket’imizin o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Şirket’imizin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Şirket’imizin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla yasal zamanaşımı ve hak düşürücü süreler dikkate alınarak saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirket’imize yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
|
Veri Kategorisi |
Veri Saklama Süresi |
|
Kimlik |
Çalışan, şirket yetkilileri 10 yıl, Çalışan Adaylarının işe alınmaması durumunda 6 Ay, ziyaretçiler 1 yıl, iş ortakları ve kullanıcılar 10 yıl |
|
İletişim |
Çalışan, şirket yetkilileri, iş ortakları, kullanıcılar 10 yıl, Çalışan Adaylarının işe alınmaması durumunda 6 Ay, ziyaretçiler 1 yıl, |
|
Özlük |
Çalışan, şirket yetkilileri 10 yıl, Çalışan Adaylarının işe alınmaması durumunda 6 Ay |
|
Hukuki İşlem |
Çalışan, şirket yetkilileri iş ortakları ve kullanıcılar 10 yıl, Çalışan Adaylarının işe alınmaması durumunda 6 Ay, ziyaretçiler 1 yıl |
|
Müşteri İşlem |
Çalışan, şirket yetkilileri iş ortakları ve kullanıcılar 10 yıl, ziyaretçiler 1 yıl |
|
Fiziksel Mekan Güvenliği |
30 gün |
|
Veri Kategorisi |
Veri Saklama Süresi |
|
Mesleki Deneyim |
Çalışan, şirket yetkilileri 10 yıl, Çalışan Adaylarının işe alınmaması durumunda 6 Ay |
|
Pazarlama |
2 yıl |
|
Sağlık Bilgileri |
İş akdinin feshinden itibaren kanuni zorunlu süre olan 10 yıl, Covid-19 Testi sonucu ve ateş ölçüm sonuçları ile HES Kodu derhal |
Şirket’imiz tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Şirket’imizin binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.
Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla Şirket’imiz tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır.
15.1.1. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yasal Dayanağı Şirket’imiz tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyeti, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir.
15.1.2. Veri Koruma Mevzuatına Göre Güvenlik Kamerası ile İzleme Faaliyeti Yürütülmesi
Şirket’imiz tarafından güvenlik amacıyla kamera ile izleme faaliyeti yürütülmesinde Kanun’da yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmektedir. Şirket’imiz, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve Kanun’da sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır.
15.1.3. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Duyurulması
Şirket’imiz tarafından Kanun’un 10. Maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Şirketimiz, genel hususlara ilişkin olarak yaptığı aydınlatmanın kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile bildirimde bulunmaktadır. Böylelikle, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır.
Şirket’imiz tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; Şirket’imizin internet sitesinde işbu Politika yayımlanmakta (çevrimiçi politika düzenlemesi) ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır (yerinde aydınlatma).
15.1.4. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık
Şirket’imiz, Kanun’un 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir.
Şirket’imiz tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç bu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler) izlemeye tabi tutulmamaktadır.
15.1.5. Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması Şirket’imiz tarafından Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
15.1.6. Kamera ile İzleme Faaliyeti ile Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi
Şirket’imizin, kamera ile izleme faaliyeti ile elde edilen kişisel verileri muhafaza süresi ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri maddesinde yer verilmiştir. 15.1.7. İzleme Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Kimlerin Erişebildiği ve Bu Bilgilerin Kimlere Aktarıldığı
Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda Şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
15.2. Şirket’imizin Binalarında Ziyaretçi’lerimize Sağlanan İnternet Erişimlerine İlişkin
Şirket’imiz tarafından güvenliğin sağlanması ve işbu Politika’da belirtilen amaçlarla; Şirket’imiz tarafından bina ve tesislerimiz içerisinde kaldığınız süre boyunca talep eden Ziyaretçi’lerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya Şirketimiz içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.
Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda Şirket’imiz çalışanının erişimi bulunmaktadır. Bahsi geçen kayıtlara erişimi olan Şirket’imiz çalışanları bu kayıtları yalnızca yetkili kamu kurum ve kuruluşundan gelen talep veya denetim süreçlerinde kullanmak üzere erişmekte ve hukuken yetkili olan kişilerle paylaşmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.
Şirket’imizin sahibi olduğu internet sitelerinde; bu siteleri ziyaret eden kişilerin sitelerdeki ziyaretlerini ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek; kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunabilmek maksadıyla teknik vasıtalarla (Örn. Kurabiyeler-cookie gibi) site içerisindeki internet hareketlerini kaydedilmektedir.
Şirket’imiz yapmış olduğu bu faaliyetlere ilişkin kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin detaylı açıklamalar Çerez Politikası Metninde bulunabilecektir.
Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve Kanun’un 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirket’imizin kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda Şirket’imiz ilgili yükümlülüğünü bu bölümde açıklanan yöntemlerle yerine getirmektedir.
İlgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir.
16.1.1. Fiziksel Olarak Yok Etme
Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler silinirken/yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.
16.1.2. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme
Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken/yok edilirken; bir daha kurtarılamayacak biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.
Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Şirket’imiz, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.
Çalışan Adayları’nın işe alım sürecinde toplanan kişisel verileri ile işin niteliğine göre toplanan özel nitelikli kişisel verileri, Şirket’imiz tarafından; Politika’nın çeşitli maddelerinde ve aşağıda sıralanan amaçlarla işlenmektedir:
17.1. Çalışan Adayı’nın niteliğini, tecrübesini ve ilgisini açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek,
17.2. Gerektiği takdirde, Çalışan Adayı’nın ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya üçüncü kişilerle iletişime geçip Çalışan Adayı hakkında araştırma yapmak,
17.3. Başvuru ve işe alım süreci hakkında Çalışan Adayı ile iletişime geçmek veya uygun olduğu takdirde, sonradan yurtiçinde açılan herhangi bir pozisyon için aday ile iletişime geçmek,
17.4. İlgili mevzuatın gereklerini ya da yetkili kurum veya kuruluşların taleplerini karşılamak,
17.5. Şirket’imizin uyguladığı işe alım ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek.
17.6. Çalışan Adayı’nın kişisel verileri aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanabilmektedir:
17.7. Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan dijital başvuru formu;
17.8. Çalışan Adayı’nın Şirket’imize e-posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler;
17.9. Video konferans, telefon gibi araçlarla veya yüz yüze mülakat yapılan hallerde, mülakat sırasında;
17.10. Çalışan Adayı tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile Şirket’imiz tarafından yapılan araştırmalar;
17.11. Tecrübesi olan uzman kişiler tarafından yapılan ve sonuçları incelenen yetenek ve kişilik özelliklerini tespit eden işe alım testleri.
Şirket’imiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için Kanun’un 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.
Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak Şirket’imize iletmeleri durumunda Şirket’imiz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, bir ücret öngörülmesi hâlinde, Şirket’imiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
18.1.1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
18.1.2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
18.1.3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
18.1.4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
18.1.5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
18.1.6. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
18.1.7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
18.1.8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
Kişisel veri sahipleri, Kanun’un 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda 18.1’de sayılan haklarını ileri süremezler:
18.2.1. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
18.2.2. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
18.2.3. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
18.2.4. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Kanun’un 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 18.1’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:
18.2.5. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
18.2.6. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
18.2.7. Kişisel veri işlemenin Kanun’un verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
18.2.8. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
18.3. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması Kişisel Veri Sahipleri kişisel verilerden doğan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle iletecekleri ıslak imzalı dilekçelerinin orijinal bir nüshasını bizzat elden veya iadeli taahhütlü posta aracılığıyla Şirket merkez adresine iletebilecek veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle dilekçelerini imzalayarak Şirket’imize ücretsiz olarak iletebileceklerdir.
Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
Kişisel veri sahibi Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Şirket’imizin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.
Şirket’imize yalnızca Şirket’imizin Kanun kapsamında veri sorumlusu sayıldığı durumlarda başvuru yapılması gerekmektedir.
19.1. Başvurulara Cevap Verilme Usulü ve Süresi Kişisel veri sahibinin, 18.3 başlıklı kısmında yer alan usule uygun olarak talebini Şirket’imize iletmesi durumunda Şirket’imiz talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kurulca bir ücret öngörülmesi hâlinde, Şirket’imiz tarafından başvuru sahibinden Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
Başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
19.3. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı Aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
19.3.1. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
19.3.2. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
19.3.3. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
19.3.4. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
19.3.5. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
19.3.6. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
19.3.7. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
19.3.8. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
19.3.9. Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması
19.3.10. Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.
19.3.11. Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.